Rada Uczelni pozytywnie opiniuje propozycję zmiany w Statucie ASP, która polega na dołączeniu Załącznika nr 1a „wybory z wykorzystaniem technologii informatycznych”.
Równocześnie Rada Uczelni proponuje dokonanie drobnych zmian redakcyjnych w dwóch punktach § 3:
a) ust. 8 – powinno być: „Protesty wyborcze, o których mowa w §7 ordynacji wyborczej, w przypadku wyborów elektronicznych kierowane są bezpośrednio do Przewodniczącego UKW lub sekretarza (...)”; na końcu proponujemy uściślenie „w szczególności przyjmowany jest protest złożony pocztą elektroniczną, o ile nadany został z adresu przypisanego tej osobie w domenie uczelni”;
b) ust. 11 – proponujemy następujące przeformułowanie ostatniego zdania: „W przypadku wyborów elektronicznych wyklucza się możliwość samodzielnego prezentowania sylwetki przez kandydata, dopuszczoną w §15 ordynacji wyborczej (ust. 2 zdanie drugie)”
Zmiany proponowane przez Radę Uczelni zaznaczono kolorem żółtym w poniższej wersji Załącznika nr 1a.
W imieniu Rady – przewodniczący
prof. dr hab. Jacek Osiewalski
Załącznik nr 1a – wybory z wykorzystaniem technologii informatycznych
§ 1. [Wybory z wykorzystaniem technologii informatycznych]
1. Poza formą wyborów, określoną w Ordynacji Wyborczej, stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego statutu, dopuszcza się przeprowadzenie wyborów, o których mowa w ordynacji Wyborczej, tj.
a. rektora;
b. przedstawicieli pracowników do senatu;
c. członków rady uczelni;
d. przedstawicieli pracowników do rad wydziałów
z wykorzystaniem technologii informatycznych zapewniających kontrolę ich przebiegu i rejestrację oraz umożliwiających zapewnienie tajności głosowań (dalej zwane „wyborami elektronicznymi”).
2. o wyborze formy przeprowadzenia wyborów pomiędzy formą standardową, określoną Ordynacją Wyborczą, a formą wyborów elektronicznych, o których mowa w ust. 1, decyduje Uczelniana Komisja Wyborcza, biorąc pod uwagę możliwości techniczne jakimi dysponuje uczelnia, w szczególności mając na względzie zachowanie zasad określonych w ustawie i statucie.
3. Wybory elektroniczne mogą być także prowadzone w innych sprawach wymagających udziału wspólnoty uczelni, a także poszczególnej jej grup. o wyborze formy przeprowadzenia wyborów, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, decyduje Rektor.
§ 2. [Posiedzenia prowadzone w sposób zdalny]
1. do zwoływania posiedzeń przewidzianych w ordynacji wyborczej prowadzonych zdalnie stosuje się odpowiednie przepisy dotyczące posiedzeń nadzwyczajnych organów kolegialnych uczelni, z zastrzeżeniem pierwszeństwa regulacji określonych w niniejszym załączniku. do informacji o posiedzeniu osoba lub organ zwołująca posiedzenie załącza także informacje techniczne dotyczące sposobu udziału w posiedzeniu, w tym w szczególności sposobu oddawania głosów.
2. w ramach posiedzenia zdalnego organizowanego przez UKW Przewodniczący UKW, a w przypadku posiedzeń innych organów, przewodniczący tego organu, może zarządzić podjęcie uchwały w trybie elektronicznym z wykorzystaniem urządzeń oraz oprogramowania informatycznego, o których mowa w ust. 1. o zarządzeniu podjęcia uchwały lub uchwał w tym trybie przewodniczący informuje niezwłocznie wszystkich członków posiedzenia informując także o sposobie oddawania głosów.
3. Podejmowanie uchwał, dla których przewidziany jest wymóg głosowania tajnego, może nastąpić pod warunkiem, że zapewniona jest możliwość przeprowadzenia głosowania:
1) z zachowaniem możliwości oddania głosu wyłącznie przez osoby do tego uprawnione oraz
2) w sposób uniemożliwiający przypisanie określonego głosu konkretnej osobie głosującej.
4. w przypadku podejmowania uchwał w trybie elektronicznym z wykorzystaniem urządzeń oraz oprogramowania, o których mowa w ust. 1, uprawnieni do głosowania oddają swoje głosy poprzez elektroniczny system głosowania.
5. Obsługę techniczną w zakresie utrzymania sprzętu niezbędnego do obsługi wyborów elektronicznych zapewnia Dział Informatyczny ASP.
6. Dział Informatyczny ASP zapewnia przeprowadzenie niezbędnych szkoleń oraz wsparcie, w zakresie wykorzystywanych w celu przeprowadzenia wyborów elektronicznych systemów informatycznych.
7. Posiedzenia prowadzone w ramach wyborów elektronicznych są utrwalane, bez względu na rodzaj medium wykorzystanego w tym celu. Utrwalone posiedzenie stanowi załącznik do protokołu.
§ 3. [Szczegółowe regulacje]
1. w przypadku, gdy w ordynacji wyborczej jest mowa o posiedzeniu, w razie przeprowadzania wyborów elektronicznych posiedzenie odbywa się z wykorzystaniem technologii informatycznych zapewniających kontrolę ich przebiegu i rejestrację oraz umożliwiających zapewnienie tajności głosowań.
2. w sytuacji, o której mowa w ust. 1 obecność niezbędna do ustalenia kworum, ustalana jest na podstawie logowania do systemu wykorzystywanego do przeprowadzenia posiedzenia i sprawdzana przed każdym głosowaniem.
3. Jeżeli głosowanie odbywa się w okręgach wyborczych, organizuje się posiedzenie dla każdego z okręgu osobno, przy czym posiedzenia w okręgach mogą odbywać się w tym samym czasie.
4. Terminu, o którym mowa w § 5 ust. 4 pkt 2 Ordynacji Wyborczej, nie stosuje się w przypadku wyborów elektronicznych.
5. Wszędzie tam, gdzie w Ordynacji Wyborczej mowa jest o konieczności podpisywania przez osobę albo organ dokumentów, w tym w szczególności protokołów, uchwał, wniosków, dopuszcza się podpisywanie dokumentów przy zastosowaniu podpisów elektronicznych w tym:
a. bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem;
b. podpisu zaufanego EPUAP weryfikowalnego przez platformę EPUAP;
6. Oświadczenia złożone mailem są wiążące, o ile nadane zostały z maila przypisanego tej osobie w domenie uczelni.
7. Jeżeli ordynacja wyborcza przewiduje oddawanie głosów na kartach wyborczych, wybory elektroniczne przeprowadza się z wykorzystaniem technologii informatycznych, w których sposób oddawania głosów zbliżony jest do głosowania na kartach wyborczych. Instrukcję głosowania ogłasza się co najmniej na 3 dni przed terminem głosowania. w sprawach niecierpiących zwłoki można zaniechać terminu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, o ile zostanie podjęta w tym celu uchwała UKW.
8. Protesty wyborcze, o których mowa w §7 ordynacji wyborczej, w przypadku wyborów elektronicznych kierowane są bezpośrednio do Przewodniczącego UKW lub sekretarza, z wykorzystaniem technologii informatycznych zapewniających weryfikowalność tożsamości osoby składającej protest; w szczególności przyjmowany jest protest złożony pocztą elektroniczną, o ile nadany został z adresu przypisanego tej osobie w domenie uczelni.
9. w przypadku wyborów elektronicznych UKW może określić odmienne wzory dokumentów niż te wynikające z ordynacji wyborczej. Podpisywanie dokumentów odbywa się na zasadzie określonej w ust. 5.
10. w ramach wyborów elektronicznych prawo wstępnego zgłaszania kandydatów, o którym mowa w §13 ust. 1 Ordynacji Wyborczej, realizuje się poprzez złożenie wniosku elektronicznego opatrzonego podpisem, zgodnie z zasadami określonymi w ust.5 lub poprzez wysłanie wniosku elektronicznego z maila w domenie uczelni.
11. w przypadku, o którym mowa w § 15 ordynacji wyborczej, nadzwyczajne posiedzenie Senatu zwołuje się w trybie zdalnym, z wykorzystaniem technologii informatycznych zapewniających kontrolę jego przebiegu i rejestrację oraz umożliwiających zapewnienie tajności głosowań. w przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, głosowanie odbywa się w sposób tajny na każdego kandydata z osobna. w przypadku wyborów elektronicznych wyklucza się możliwość samodzielnego prezentowania sylwetki przez kandydata, dopuszczoną w §15 ordynacji wyborczej (ust. 2 zdanie drugie).
12. w przypadku przeprowadzania wyborów elektronicznych nie stosuje się przepisów dot. oddawania głosów do urny, ani jakichkolwiek innych uszczegółowień, które nie znajdują zastosowania przy głosowaniu elektronicznym.
13. w przypadku realizacji wyborów elektronicznych, spotkania wyborcze, o których mowa w § 17 Ordynacji Wyborczej UKW organizuje w sposób zdalny, z wykorzystaniem technologii informatycznych zapewniających kontrolę ich przebiegu.
§ 4. [Odpowiednie stosowanie]
1. w sprawach dotyczących wyborów elektronicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej nieuregulowanych w niniejszym załączniku, rozstrzyga w drodze uchwały Uczelniana Komisja Wyborcza.
2. Zasady określone w ordynacji wyborczej, w przypadku przeprowadzania wyborów elektronicznych, stosuje się odpowiednio.