Nabór na stanowisko administracyjno-organizacyjne w Kancelarii Uczelni

Nazwa stanowiska pracy:

Samodzielny referent lub specjalista ds. administracyjno-organizacyjnych

Niezbędne wymagania w zakresie kwalifikacji i umiejętności:

wykształcenie średnie,

na stanowisko specjalisty z wykształceniem wyższym 3 lata, ze średnim 8 lat, samodzielny referent – z wyższym staż niewymagany, ze średnim 4 lata,

znajomość języka angielskiego na poziomie A1/A2,

swobodne posługiwanie się programami biurowymi i komunikatorami,

umiejętność zachowania poufności.

Dodatkowe wymagania:

doświadczenie w pracy o podobnym charakterze,

doświadczenie w pracy z danymi osobowymi,

znajomość/doświadczenie w pracy z dokumentami (prowadzenie dokumentacji zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej, archiwizowanie, pisanie pism, wypełnianie formularzy/wniosków),

mile widziana praktyczna znajomość ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, ustawy o dostępie do informacji publicznej, ustawy Prawo zamówień publicznych,

znajomość języka angielskiego na poziomie A2/B1,

oczekiwane kompetencje osobiste i społeczne: komunikatywność, samodzielność, zorientowanie na rezultaty pracy, umiejętność koncentracji, odporność na stres, umiejętność pracy z klientem, umiejętności organizacyjne, umiejętność dzielenia się wiedzą i doświadczeniem, identyfikacja z uczelnią, umiejętność pracy w zespole.

Zakres głównych obowiązków:

Wsparcie realizacji zadań prowadzonych przez pracowników na rzecz wskazanych wydziałów (Malarstwa i Rzeźby), z wyłączeniem spraw studenckich oraz związanych z organizacją kształcenia, w tym przede wszystkim:

1. obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, papierowej i elektronicznej, Wydziałów,
2. koordynacja opracowania i obiegu umów (z wyłączeniem zawieranych z osobami fizycznymi) wynikających z zadań realizowanych przez pracowników na rzecz Wydziałów,
3. wsparcie przy realizacji i/ lub koordynacji wydarzeń organizowanych przez pracowników na rzecz Wydziałów, z wyłączeniem wydarzeń będących w kompetencji innych jednostek organizacyjnych ASP w Krakowie,
4. organizacja i koordynacja wyjazdów służbowych, krajowych i zagranicznych, pracowników Wydziałów (przede wszystkim rezerwacja transportu, biletów, noclegów),
5. wsparcie procesu zlecania poleceń wyjazdów służbowych pracownikom Wydziałów,
6. wsparcie procesu realizacji zakupów i/lub zlecania wykonania usług wynikających z zakresu działania Wydziałów – zgodnie z obowiązującymi przepisami Prawa Zamówień Publicznych, w tym z obowiązującym w ASP w Krakowie regulaminem zamówień publicznych,
7. prowadzenie dokumentacji spraw (wynikających z realizowanych przez Wydziały zadań) zgodnie z przepisami i przyjętymi zasadami, szczególnie JRWA i instrukcją kancelaryjną, a także zapewnienie obiegu dokumentów (w tym umów, z wyjątkiem umów z osobami fizycznymi),
8. opracowywanie i prowadzenie oficjalnej korespondencji w imieniu Wydziałów,
9. organizacja i koordynacja spotkań dziekanów i prodziekanów wewnątrz (w tym ich obsługa) i na zewnątrz uczelni,
10. wprowadzanie na BIP ASP w Krakowie dokumentów wytwarzanych przez Wydziały, zgodnie z właściwością, z wyłączeniem spraw dotyczących studentów,
11. wsparcie dziekana w koordynacji opracowywania informacji na potrzeby instytucji zewnętrznych i Rektora poprzez rozsyłanie materiałów, zbieranie danych, przygotowanie zbiorczych zestawień i przekazywanie adresatom,
12. uczestnictwo w organizacji i realizacji wydarzeń o charakterze ogólnouczelnianym we współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi.

Warunki zatrudnienia:

wymiar etatu: pełen etat,

przewidywany termin zatrudnienia – możliwie jak najszybciej

docelowa umowa na czas nieokreślony będzie poprzedzona umową na okres próbny i  może być poprzedzona umową na czas określony 1 roku zależnie od tempa wdrażania się w obowiązki.

Wymagane dokumenty :

list motywacyjny,

Curriculum Vitae

kopie dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganych i pożądanych kwalifikacji, umiejętności i kompetencji,

klauzula dot. przetwarzania danych osobowych na druku stanowiącym załącznik do ogłoszenia.

Wymagane dokumenty należy składać na Dzienniku Podawczym (w budynku głównym  ASP w Krakowie przy pl. Matejki 13 w kopercie opisanej nazwiskiem kandydata) lub pocztą (decyduje data otrzymania przesyłki) albo na adres e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.)  z dopiskiem: "oferta w naborze na stanowisko ds. administracyjno-organizacyjnych" do dnia 19.05.2023r.

Akademia Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie zastrzega sobie prawo do powiadomienia o zakwalifikowaniu do dalszych etapów naboru jedynie wybranych kandydatów, a także do niewyłonienia kandydatury do zatrudnienia.

Załącznik do ogłoszenia

KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie ogólne o ochronie danych), niniejszym informujemy, iż:

• Administratorem Pana/Pani danych osobowych będzie Akademia Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie, pl. Matejki 13, 31-157 Kraków.
• Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
• a) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w zakresie: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkana, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia - w celu realizacji procesu rekrutacji na podstawie art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy w związku z art. 6 ust. 1 lit c) Rozporządzenia ogólnego – w ramach obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
• b) Jeżeli wyrazi Pani/Pan dobrowolną zgodę zawartą w formularzu aplikacyjnym Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane również w zakresie wizerunku i w zakresie dodatkowych danych (poza wskazanymi w pkt 3 lit. a powyżej), w przypadku podania w CV tych dodatkowych danych lub zamieszczenia wizerunku – art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia ogólnego,

• Podanie przez Panią/Pana danych osobowych, o których mowa w pkt 3 lit. a powyżej, jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji. Podanie danych i wyrażenie zgód, o których mowa w pkt 3 lit. b powyżej jest dobrowolne.
• Pani/Pana dane osobowe zbierane w celu realizacji procesu rekrutacji (pkt 3 lit. a i b) powyżej będą przetwarzane przez okres 3 miesięcy.
• Posiada Pani/Pan również prawo do wycofania zgody, o której mowa w pkt 3 lit. b w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. w razie cofnięcia zgody na wykorzystanie wizerunku dane te zostaną usunięte. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych można przesłać e-mailem na adres Inspektora Ochrony Danych, pocztą tradycyjną na adres Administratora lub wycofać osobiście stawiając się w siedzibie Administratora.
• Posiada Pani/Pan prawo do:

1. Dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
2. Przenoszenia danych,
3. Wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadkach i na warunkach określonych w Rozporządzeniu ogólnym;

• Pani/Pana dane osobowe nie będą udostępniane innym odbiorcom.
• Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są przez administratora niezgodnie z przepisami Rozporządzenia ogólnego.

ZGODA na PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, innych niż wskazane w art. 22¹§ 1 Kodeksu pracy – w przypadku ich podania w CV, oraz mojego wizerunku – w przypadku jego zamieszczenia w CV, w celu realizacji procesu rekrutacji, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 oraz zgodnie z klauzulą informacyjną dołączoną do mojej zgody.

……………………………………………………………………………….

Miejscowość, data, czytelny podpis