Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Rektora Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie za rok 2018
Dział 1
Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:
- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
- skuteczności i efektywności działania.
- wiarygodności sprawozdań,
- ochrony zasobów.
- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
- efektywności i skuteczności przepływu informacji.
- zarządzania ryzykiem,
oświadczam, te w kierowanym/kierowanych przeze mnie dziale/działach administracji rządowej" w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych
Akademia Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie, pl. Matejki 13 31-157 Kraków
(nazwa/nazwy działu/działów administracji rządowej/nazwa jednostki sektora finansów publicznych
Część A
W wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządca
Część B
X w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część C
nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.
Część D
Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:
samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych
samooceny procedur zarządzania ryzykiem,
audytu wewnętrznego,
kontroli wewnętrznych,
kontroli zewnętrznych,
Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.
(-) prof. Stanisław Tabisz
Rektor Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie
Kraków 29.03.2019
Dział II
1 Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym
a) Wdrożenie procedur wynikających z nowych przepisów prawnych oraz innych obowiązków uczeni wynikających np. z audytów wewnętrznych - zrealizowane
b) Uzupełnianie funkcjonujących wewnętrznych regulacji prawnych o rozdział zadań i odpowiedzialności, w tym też kontrolnych w zakresie realizacji zadań w systemie POL-on, weryfikacja brakujących danych. dostosowanie systemów informatycznych do wymagań ustawowych - realizowane stale
c) Praca nad zakresem pytań z ankiety dotyczącej samooceny jednostki. w wypadku których padło najwięcej odpowiedzi „nie" - niezrealizowane
d) Przegląd i dopracowanie polityki zarządzania ryzykiem w celu dostosowania jej do działalności Uczelni, w tym określenie sposobów reagowania na ryzyka oraz opracowanie modelu dokumentów odzwierciedlających ryzyko - niezrealizowane
2. Planowane działania które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej
a) ewidencja jazd lokalnych wykonywanych przez pojazdy służbowe,
b) nadzór nad procesem ofertowania przez DAG (konieczność przesyłania kopii e-maili zapytań ofertowych do wiadomości kanclerza i kwestora).
c) wprowadzenie instrukcji dostępu do pomieszczeń,
d) aktualizacja zarządzenia w sprawie zasad przydziału odzieży służbowej i środków ochrony osobistej,
e) zmiana Zarządzenia nr 47 Rektora Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie z dnia 21 czerwca 2017 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dokonywania zakupów i zlecania usług w Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie, zmienionego Zarządzeniem nr 64 Rektora Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie z dnia 17 lipca 2017 r. oraz
Zarządzeniem nr 64 Rektora Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie z dnia 26 września 2018r. w zakresie zasad zastosowania wyłączenia od zasad konkurencyjnego wyboru wykonawców oraz zasad szacowania wartości zamówienia.
Dział Ill
Działania które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli
zarządczej
1 Działania które zostały zaplanowane na rok którego dotyczy oświadczenie
a) Bieżące uzupełnianie regulacji wewnętrznych, weryfikacja i uzupełnianie brakujących danych w systemach informatycznych, w tym regulacje dotyczące projektów unijnych - kontynuowane:
· Zarządzenie nr 13/2018 w sprawie wprowadzenia Instrukcji wprowadzenia zmian do umów z wykonawcami lub kontraktów realizowanych w ramach projektów termomodernizacyjnych dofinansowanych ze środków Funduszu Spójności,
· Zarządzenie nr 14/2018 w sprawie wprowadzenia Instrukcji monitorowania projektów termomodernizacyjnych dofinansowanych ze środków Funduszu Spójności,
a) Uszczelnienie polityki dokonywania zakupów w Uczelni, zwiększenie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów o finansach publicznych - rozpoczęte:
· wprowadzono i respektowano obowiązek elektronicznego składanie wniosku
o wszczęcie postępowania (zał. nr 2) przed rozpoczęciem zamówienia,
· elektroniczne powiadamianie wnioskodawców o zatwierdzeniu wniosku
o wszczęcie postępowania.
wprowadzono elektroniczną ewidencję zatwierdzonych wniosków
o wszczęcie postępowania w systemie Office 365 (zarejestrowano 2053 wnioski)
· obowiązek załączenia zatwierdzonego wniosku (zał. nr 2) wraz z fakturą składaną do rozliczenia w celu udokumentowania zgody na pokrycie finansowe zamówienia.
b) Inne działania:
· Zebranie i weryfikacja dokumentów dotyczących budynków i gruntów ASP: kontrola zgodności zapisów księgowych z dokumentami,
· Oświadczenie władz uczelni o przyjęciu początkowych zapisów wartości budynków i gruntów ujawnionych w księgach elektronicznych za wiarygodne.
2 Pozostałe działania
wszystkie działania zostały zaplanowane.